Le GIE informatique Harmonie Mutuelle est le premier à accorder sa confiance en YIODA.
Dès sa création en septembre 2014, YIODA démarre un projet structurant avec le groupe Harmonie Mutuelle.
Le GIE mandate YIODA afin de l'accompagner dans l'unification de son logiciel point de vente dans ses magasins d'optique.

Appréhender un contexte complexe pour réussir le Kick-off

Harmonie Mutelle est le plus grand groupe mutualiste de France et regroupait en 2017 plus de 4,3 millions de personnes. Il gère des activités de santé, retraite et prévoyance. Il regroupe également un certain nombre d'activités de santé, tels que des magasins d'optiques, d'audioprothèses, des pharmacies, des cabinets dentaires, des EPAD, sociétés d'ambulances, etc. Dans le cadre de la loi sur la sécurité sociale et de la séparation des livres , le groupe Harmonie est tenu de séparer complètement ses activités d'assureurs et ses activités de prestataires de santé. C'est pourquoi le GIE informatique Harmonie Mutuelle a été créé.

Le groupe Harmonie est né de la fusion de nombreuses mutuelles (appelées aussi Unions). L'activité d'assurance a été centralisée, mais les Unions ont gardé une grande autonomie dans la gestion de leur activités de santé. L'unification logiciel sur le même métier (l'optique) est une réelle évolution et ouvre de nombreuses opportunités dont l'amélioration de la connaissance du business réalisée à l'échelle France.

YIODA et le GIE ont donc mis en œuvre une stratégie afin de fédérer les points de vue autour d'un objectif commun : améliorer la rentabilité des points de vente. L'ensemble des acteurs concernés ont été conviés et la direction générale s'est positionnée en sponsor du projet. En plus de présenter simplement le projet, nous avons interpellé les acteurs afin qu'ils prennent bien conscience que nous allions avoir besoin d'eux.

Des ateliers de travail pour fédérer et mutualiser

Chacun des groupements possède ses caractéristiques propres:

  • Nombre de magasins
  • Répartition géographique
  • Centralisation des achats
  • Montage délocalisé

YIODA et le GIE ont donc proposé la mise en place d'ateliers par thème regroupant à la fois les différentes Unions et l'ensemble des métiers concernés au sein de celles-ci. Le résultat obtenu a été au-delà de nos attentes. La confrontation des organisations a déclenché des réflexions en interne sur les processus cibles les plus adaptés à l'ensemble. Par ces échanges, les Unions, ont revu pour certaines, leurs règles de gestion et parfois même leur processus administratif.

Nous avons donc pu obtenir un consensus général, mais également unifier les règles de gestion et d'organisation au sein des Unions. Nous avions posé les fondations d'un logiciel unique en mode SAS , mutualisant une partie de ses bases de données tout en garantissant l'indépendance des Unions sur leur portefeuille client et leur paysage commercial local.

Se donner les moyens d'un déploiement réussi

Le périmètre de la migration représente plus de 140 magasins, soit près de 800 personnes à former. YIODA met en place différents scénarios qui prennent en compte, les contraintes opérationnelles de déploiement, les contraintes magasins et les cibles attendues par Harmonie Mutuelle.

Tout est anticipé, préparé et partagé : · Les impacts comptables sont lourds · Perte de l'historique des entrées des produits, plus de possibilité de dépréciation de masse · Perte du PAMP --> incidence sur la valorisation des stocks · Organisation des équipes magasins · Assurer le service client pendant la période de formation · Désignation de Key User · Fermeture des magasins pendant une période la plus courte possible (deux inventaires consécutifs nécessaires) · Préparation de la logistique opérationnelle · Mise en place des Kits de formations à envoyer aux Unions · Matériel · Base de données · Autorisation des accès · Planification Macro et Micro de chacune des Unions · Préparation de la logistique technique · Planification des migration des bases de données · Processus de validation du transfert · Mise en place des supports

YIODA aura donc fourni à Harmonie Mutuelle l'ensemble des outils nécessaires lui permettant de réussir son challenge : migrer l'ensemble de ses magasins en moins d'un an.